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集会

集会集会とは、区分所有建物の管理・運営などに関する事項を決定する意思決定機関のことを言います。

(平たく言うと管理組合の組合員の「大事な集まり」のことですね。)

区分所有建物の管理・運営に関する重要なことは原則としてこの集会の決議によって決定されます。

 

集会の招集

1.集会は、原則として管理者が招集します。

管理者は、少なくとも毎年一回集会を招集しなければなりません。

2.区分所有者の5分の1以上で議決権の5分の1以上を有するもの(この定数は、規約で減ずることができます。)は、管理者に対し、会議の目的たる事項を示して、集会の招集を請求することができます。

集会の召集の必要性がある時に、管理者が任意に集会を召集しようとしない場合に備えて、このような規定が置かれているわけです。

さらにこの請求がなされた場合において、2週間以内にその請求の日から4週間以内の日を会日とする集会の招集の通知が発せられなかったときは、その請求をした区分所有者は、自ら集会を招集することができます。

3. 管理者がいないときは、区分所有者の5分の一以上で議決権の5分の1以上を有するもの(この定数は、規約で減ずることができます。)は、自ら集会を招集することができます。

管理者がいない場合ですので、管理者に対する請求などすることなく、いきなり自ら集会を召集することができることになります。

 

招集の通知

1.集会の招集の通知は、会日より少なくとも1週間前(この期間は、規約で伸縮することができます。)に、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければなりません。

2.専有部分が数人の共有に属するときは、集会の招集の通知は、議決権を行使すべき者として定められた者(その者がないときは、共有者の一人)にすればよいことになっています。

たとえば専有部分を夫婦で共有している場合に、旦那さんを議決権を行使すべき者として定めたならば、旦那さんあてに集会の招集の通知をすれば、事足りることになります。

3. 集会の招集の通知は、区分所有者が管理者に対して通知を受けるべき場所を通知したときはその場所に、これを通知しなかったときは区分所有者の所有する専有部分が所在する場所にあててすればよいことになっています。

たとえば区分所有者が専有部分を第三者に貸していて、自らは違う場所に住んでいるという場合には、管理者に対して集会の召集通知を受けるべき場所を通知しておく必要性があるわけです。

なお、建物内に住所を有する区分所有者又は集会の召集通知を受けるべき場所を通知しない区分所有者に対する通知は、規約に特別の定めがあるときは、建物内の見やすい場所に掲示してすることができます

このような取り扱いは、あくまで、あらかじめ規約に特別の定めがあるときに限って、できるものである点に注意して下さい。

4. 集会の召集通知をする場合において、会議の目的たる事項が
共用部分の重大変更
規約の設定、変更及び廃止
大規模滅失の復旧
建替え決議
等の特別決議事項であるときは、その議案の要領をも通知しなければなりません。

これらの事項は各区分所有者にとって非常に重大な意味を持つものなので、事前に熟慮するための時間を与えるべきだからです。

5. 集会は、区分所有者全員の同意があるときは、招集の手続を経ないで開くことができます。

区分所有者全員が招集の手続を行わないことについて同意しているのであれば、招集の手続を行わなかったとしても、不当に集会への出席の機会を奪うことにはならないからです。

 

決議事項の制限

集会においては、あらかじめ召集通知内で通知した事項についてのみ、決議をすることができます。

通知した事項以外の決議をすることを認めると、区分所有者が決議に参加する機会を不当に奪うことになりかねないからです。

なお、特別決議事項を除いては規約で定めることにより、あらかじめ通知していない事項についても決議をすることができるようになります。

 

議決権

各区分所有者の議決権の大きさは、原則として専有部分の割合によります。

たとえば150㎡の専有部分を所有する区分所有者と75㎡の専有部分を所有する区分所有者では、前者が後者の2倍の議決権を有することになるわけです。

ただし、規約で別段の定めを置くことができます。

 

議事

集会の議事は、原則、区分所有者及び議決権の各過半数で決します。

議決権で取り上げた例からもわかるように区分所有者(頭数)の過半数と議決権の過半数は異なる基準であることに注意して下さい。

なお、議決権は、書面で、又は代理人によって行使することができます。

集会に参加することが難しい者にも議決権を行使する手段を確保する必要があるからです。

さらに区分所有者は、規約又は集会の決議があれば、書面による議決権の行使に代えて、電磁的方法(たとえばメール等)によって議決権を行使することもできます。

 

議決権行使者の指定

専有部分が数人の共有に属するときは、共有者は、議決権を行使すべき者一人を定めなければなりません。

たとえばご主人と奥さんで専有部分を共有している場合、どちらかを議決権を行使すべき者として定めなければならないわけです。

 

議事録

集会の議事については、議長は、書面又は電磁的記録(Word文書などのデータ)により、議事の経過の要領及びその結果を記載した議事録を作成しなければなりません。

この場合において、議事録が書面で作成されているときは、議長及び集会に出席した区分所有者の二人がこれに署名押印しなければなりません。

なお、議事録については、規約の保管及び閲覧についての規定(区分所有法33条)が準用されています。

つまり、原則として管理者が保管し、利害関係人の請求があったときは、正当な理由がある場合を除いて、閲覧させなければならないわけです。

 

占有者の意見陳述権

区分所有者の承諾を得て専有部分を占有する者(たとえば賃借人)は、会議の目的たる事項につき利害関係を有する場合には、集会に出席して意見を述べることができます

なお、この場合に専有部分を占有する者に許されるのは、集会に出席して意見を述べることだけであって、区分所有者でない以上、議決権を行使することはできないという点については注意して下さい。

 

書面又は電磁的方法による決議

この法律又は規約により集会において決議をすべき場合において、区分所有者全員の承諾があるときは、書面又は電磁的方法による決議をすることができます

つまり、ここで言っているのは単に議決権を書面又は電磁的方法によって行使できるということではなく、決議自体を書面又は電磁的方法によって行うことができるということです。

 

規約及び集会の決議の効力

1.規約及び集会の決議は、区分所有者の特定承継人(たとえば売買契約の買主)に対しても、その効力を生じます。

なお、当然、一般承継人(相続人など)に対しても効力を生じます。

2.占有者(賃借人等)は、建物又はその敷地若しくは附属施設の使用方法につき、区分所有者が規約又は集会の決議に基づいて負う義務と同一の義務を負います。

区分所有者が守るべき使用方法のルールに占有者が従うのは当然のことだからです。

 


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